マニュアルを作る。：読書「無印良品は仕組みが９割」
職場で一番残業が多いのは４月５月。
人や制度の入れ替わりがあって引き継ぎや新しい仕事への対応に終われる。
私の職場もそう。
前任者もまた別の新しい仕事を引き継いでいるから余裕がなくて、細かく引き継ぎ内容を確認する時間がなかった。
伝達もれが数ヶ月後に発覚して、４月分の資料から作成し直しになったり・・・。
だから少しでもこの引き継ぎのストレスを減らせないかと思って読んだのがこの本。
無印にはムジグラムと呼ばれる、全業務工程の細部まで定められた社内統一のマニュアルがあり、専門部署でこのマニュアルを管理し、現場からボトムアップされた改善点を元に随時更新しているという。
マニュアル作成のメリット
①経験と知恵の蓄積
現場の個人の経験を共有し組織に蓄積できる。
②社員教育の効率化
新入社員でも理解できるマニュアルを作れば引き継ぎの手間が省ける。
③仕事の本質を見直せる
作業の意味や目的を考えて無駄を省き、本当に必要なことに注力できるようになる。
マニュアル作成の仕方
◉仕事名：朝礼
◯WHAT：始業前に社員で集まり、挨拶や連絡をする行事
◯WHY：部署内の社員同士でコミュニケーションを取るため
◯WHEN：毎朝１０分
◯WHO：全社員
◉業務工程
①全員で挨拶する
②連絡事項を伝える
③当番の社員が1分間スピーチをする
④企業の理念を唱和する
ただでさえ仕事が溢れかえっているのに、
マニュアルなんて作ってる暇があるかー！！なんて声が聞こえそうだけど。
仕事が溢れかえっているのは予防と業務整理ができていないから。
緊急事態が頻発してその場しのぎの対応をして疲弊してばかりいるから。
スティーブン・R・コヴィー. 完訳 7つの習慣 人格主義の回復
(Kindle の位置No.3193). キングベアー出版. Kindle 版.
マニュアル作成は第二領域。緊急事態を引き起こさないための予防になる。
次に引き継ぐ時の自分の精神的余裕のために、
今からマニュアルを作っていこうと思う。
